Niniejszy dokument stanowi Regulamin świadczenia usług marketingowych przez FLASHY BRANS AGENCY PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA. Określa on ogólne zasady realizacji kampanii reklamowych oraz doradztwa strategicznego w modelu B2B, precyzyjnie dostosowanego do podmiotów z sektora medycznego i farmaceutycznego. Zapisy regulaminu wyznaczają jednoznaczne ramy operacyjne współpracy, normując procesy rozliczeń (w tym bezzwrotne koszty konfiguracji), podział odpowiedzialności prawno-medycznej oraz procedury reklamacyjne. Postanowienia te opierają się na faktycznych realiach rynkowych marketingu, odrzucając nierealistyczne gwarancje, na rzecz działań stricte opartych na danych (data-driven) oraz bezwzględnej zgodności z przepisami prawa.

§1. Definicje

Poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenie:

• Agencja – FLASHY BRANDS AGENCY PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Warszawie, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS: 0001010146, NIP: 5273034213, REGON: 524002803.

• Klient – przedsiębiorca w rozumieniu Kodeksu cywilnego lub inny podmiot niebędący konsumentem (relacja B2B), zlecający Agencji wykonanie prac promocyjnych, strategicznych lub doradczych.

• Usługa marketingowa – ogół specjalistycznych działań prowadzonych w środowisku cyfrowym (digital marketing) oraz doradczych, ukierunkowanych na skalowanie sprzedaży leków (OTC, Rx), suplementów i usług medycznych. Obejmuje w szczególności realizację kampanii reklamowych (SEM, Meta Ads, programmatic), optymalizację SEO, zarządzanie e-commerce, content marketing medyczny, a także wsparcie wewnętrznych strategii wprowadzania produktów na rynek (launch) opracowanych przez Klienta. Przed rozpoczęciem świadczenia płatnych usług, Agencja standardowo wykonuje bezpłatny audyt początkowy.

• Umowa – dwustronne ustalenia (w tym w formie wymiany wiadomości e-mail lub akceptacji oferty/Media Planu), na mocy których Agencja zobowiązuje się do realizacji Usług marketingowych, a Klient do zapłaty wynagrodzenia.

• Regulamin – niniejszy dokument określający ogólne warunki współpracy, wiążący Strony w zakresie nieuregulowanym odmiennie w odrębnej Umowie.

§2. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin stanowi integralną część wszelkich Umów zawieranych przez Agencję i obowiązuje wszystkich Klientów korzystających z Usług marketingowych

Współpraca ma charakter wyłącznie profesjonalny (B2B). Przepisy dotyczące ochrony praw konsumentów nie mają w tym przypadku zastosowania.

Przedstawiane przez Agencję materiały promocyjne, estymacje zasięgów oraz wstępne wyceny (poza zaakceptowanym Media Planem) mają charakter wyłącznie poglądowy i nie stanowią wiążącej oferty w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego.

Kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych przez Agencję reguluje dokument „Polityka Prywatności”.

§3. Warunki współpracy i płatności

Realizacja Usług marketingowych rozpoczyna się po akceptacji przez Klienta wyceny (budżetu obsługowego oraz budżetu mediowego) i zaksięgowaniu pierwszej wpłaty, chyba że Strony umówią się inaczej w formie dokumentowej.

Wynagrodzenie Agencji dzieli się na:

• Koszty obsługi (Retainer / Fee) – stała opłata za zarządzanie kampaniami, optymalizację i doradztwo.
• Koszty operacyjne (Setup) – jednorazowa, bezzwrotna opłata za wdrożenie analityki, konfigurację kont i przygotowanie strategii.
• Budżet mediowy – środki przeznaczone bezpośrednio na emisję reklam (w systemach zewnętrznych np. Google, Meta), które zawsze podlegają przedpłacie w 100%.

Jeżeli realizacja zlecenia zostanie wstrzymana na okres dłuższy niż 30 dni wyłącznie z winy Klienta (np. brak akceptacji materiałów, brak dostępu do kluczowych systemów), Agencja jest uprawniona do wystawienia faktury za utrzymanie gotowości zespołu w wysokości 50% ustalonego miesięcznego wynagrodzenia (Fee) za każdy rozpoczęty miesiąc przestoju.

Z uwagi na specyfikę działań marketingowych, w których przygotowanie i konfiguracja kampanii generuje najwyższe koszty początkowe, w przypadku wcześniejszego rozwiązania Umowy przez Klienta, opłaty z tytułu tzw. Setupu nie podlegają zwrotowi. Wypowiedzenie stałej obsługi abonamentowej następuje z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

W przypadku opóźnienia w płatnościach ze strony Klienta przekraczającego 7 dni kalendarzowych, Agencja ma prawo wstrzymać realizację kampanii reklamowych do czasu uregulowania zaległości, bez ponoszenia odpowiedzialności za ewentualne spadki wskaźników konta reklamowego.

§4. Zobowiązania stron

Agencja zobowiązuje się do świadczenia usług z należytą starannością, uwzględniając aktualną wiedzę z zakresu digital marketing. Ze względu na zmienność algorytmów platform reklamowych oraz uwarunkowania rynkowe, Agencja nie gwarantuje osiągnięcia konkretnych wolumenów sprzedażowych, a estymacje stanowią jedynie cel optymalizacyjny.

Klient wyznacza osobę kontaktową (Project Managera / Koordynatora) posiadającą kompetencje decyzyjne niezbędne do sprawnego realizowania projektu.

Klient jest zobowiązany do terminowego dostarczania materiałów graficznych, merytorycznych i wideo niezbędnych do startu kampanii.

Z uwagi na rygorystyczne przepisy Prawa Farmaceutycznego, Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za ostateczną akceptację prawną i medyczną wszystkich treści reklamowych, ulotek cyfrowych, artykułów blogowych oraz grafik przed ich publikacją w Internecie. Agencja nie świadczy usług z zakresu doradztwa prawnego w ochronie zdrowia.

§5. Postępowanie reklamacyjne

Wszelkie zastrzeżenia dotyczące bieżącej obsługi, raportowania lub jakości dostarczonych materiałów powinny być zgłaszane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia przekazania Klientowi raportu miesięcznego lub pliku końcowego.

Reklamacje należy składać w formie wiadomości e-mail na adres przypisanego do Klienta Account Managera lub ogólny adres kontaktowy Agencji.

Prawidłowo złożona reklamacja powinna zawierać dokładny opis nieprawidłowości, wskazanie kampanii oraz oczekiwania Klienta co do sposobu rozwiązania problemu.

Agencja rozpatruje zgłoszenia reklamacyjne w terminie do 21 dni kalendarzowych.

Złożenie reklamacji nie zwalnia Klienta z obowiązku terminowego opłacania faktur za bezsporną część wykonanych Usług marketingowych.

§6. Prawa majątkowe do treści komunikatów reklamowych i zasobów marketingowych

Z chwilą zaksięgowania pełnej zapłaty wynagrodzenia na koncie Agencji, na Klienta przechodzą autorskie prawa majątkowe do ostatecznych wersji zaakceptowanych projektów (np. grafik reklamowych, tekstów na landing page) na polach eksploatacji związanych z siecią Internet.

Przejście praw autorskich nie obejmuje kodów źródłowych autorskich skryptów Agencji, narzędzi analitycznych, plików roboczych (np. niezmergowane pliki .PSD, struktury kampanii Ads przed eksportem) oraz niewybranych przez Klienta koncepcji wstępnych.

Agencja zastrzega sobie prawo do wykorzystywania logotypu Klienta oraz opisu zrealizowanego projektu (wraz z zagregowanymi, anonimowymi wynikami procentowymi) w swoim portfolio, materiałach ofertowych i studiach przypadku (Case Studies), chyba że Strony zawrą osobną umowę o zachowaniu poufności (NDA) stanowiącą inaczej.

§7. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.

Oświadczenia woli, w tym akceptacje kosztorysów i materiałów, mogą być skutecznie składane przez Strony w formie dokumentowej (np. poprzez e-mail lub komunikatory firmowe wskazane w Umowie).

Agencja jest uprawniona do jednostronnej zmiany Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie po upływie 14 dni od daty ich opublikowania na stronie internetowej Agencji. Wobec Umów zawartych przed zmianą stosuje się Regulamin w brzmieniu dotychczasowym, o ile Strony nie postanowią inaczej.

Ewentualne spory powstałe w związku z realizacją Usług marketingowych Strony będą starały się rozwiązywać w drodze polubownych negocjacji. W przypadku niepowodzenia negocjacji w terminie 30 dni, spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Agencji.

Dane te nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi ze strony (są anonimowe dla obsługi serwera) i stanowią wyłącznie materiał pomocniczy, służący do administracji serwerem i zapewnienia bezpieczeństwa infrastruktury IT.